Brinner det på riktigt eller bara i reptilhjärnan?

Att behöva ”släcka bränder” tar mycket energi och fokus under arbetsdagen – men ofta är det falskt alarm.

Det är väldigt vanligt att händelser som uppstår under en arbetsdag betraktas som akuta. Det är ständigt en massa bränder som ska släckas och bränder väcker vår överlevnadsinstinkt, vilket lätt genererar stresspåslag. När man tittar närmare på fenomenet är det dock lätt att se att mycket inte var så akut som det såg ut vid första anblicken.

För en tid sedan höll jag en föreläsning om Mental Ergonomi och PFC-modellen på Ikea. När vi pratade om svårigheten att göra en rimlig och hjärnvänlig dagsplanering, med 3-4 uppgifter att genomföra under sina arbetsdag, var det många som tyckte att det verkade svårt och hänvisade till de bränder som ständigt dyker upp och ska släckas. De där akuta sakerna som kan förstöra vilken sansad planering som helst.

Då tog en man till orda och förmedlade något väldigt klokt: ”Vår uppgift är att leverera platta paket – inte att rädda liv”. Ett påstående som ger ett sunt perspektiv till en väldigt vanlig vardagsföreteelse. Många agerar som om de arbetade med livräddning. Men, som en klok ung kvinna reflekterade när vi diskuterade detta; de flesta gör inte det och de som gör det hanterar vanligen akuta situationer bättre.

Är allt bråttom?
I den interaktiva träningen i mental ergonomi som jag tillhandahåller via internetbaserade verktyg stöter jag på det här problemet gång på gång. Många, som tränar på hjärnvänlig planering, menar att den stjälps av ad hoc-grejer som ständigt dyker upp och att det allt som oftast är bråttom. Med träning i medvetenhet och fokus inser de flesta att det är falskt alarm i många fall och att det lönar sig att stanna upp och omvärdera situationen. Slående ofta visar det sig att det inte är någon brand på gång, det har eventuellt börjat pyra lite och det kan räcka med att stänga av syreproduktionen som annars pumpar upp det till brand. Det vi fokuserar på växer som bekant.

Eftersom hjärnvänlig planering inte ska uppta mer än runt 60 procent av en arbetsdag finns det i de allra flesta fall tid att släcka små bränder under resterande tid. Det kan också behövas en omplanering förstås, ska vi agera på en stor brand behöver något annat prioriteras ner.

Läs mer